Privacy Policy – Vivanto Solutions

ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Vivanto Solutions s.r.o., IČO: 01973746, se sídlem Hostěnice 283, 664 04 Hostěnice, Jihomoravský kraj, Česká republika, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, oddíl C, vložka č. 1

Sekce C 106722/KSBR, („Vivanto Solutions“), prohlašuje, že veškeré zpracovávané osobní údaje jsou považovány za přísně důvěrné a je s nimi nakládáno v souladu s platnými právními předpisy o ochraně osobních údajů. Bezpečnost vašich osobních údajů je pro společnost Vivanto Solutions prioritou. Z tohoto důvodu vás na této stránce informujeme o údajích, které uchováváme, a také vysvětlujeme, proč tyto údaje potřebujeme a jak můžete omezit jejich shromažďování.

Společnost Vivanto Solutions je ve smyslu obecného nařízení o ochraně osobních údajů (nařízení (EU) 2016/679 (dále jen „nařízení“ nebo „GDPR“) správcem vašich osobních údajů, tj. shromažďuje, uchovává a používá (a jinak zpracovává) vaše osobní údaje pro výkon své podnikatelské činnosti (jednotlivé účely, pro které jsou osobní údaje zpracovávány, jsou dále definovány u jednotlivých kategorií subjektů údajů).

PRÁVNÍ DŮVODY pro zpracování osobních údajů

Tyto zásady ochrany osobních údajů se vztahují na všechny osobní údaje shromážděné společností Vivanto Solutions (i) v průběhu vašeho používání webových stránek Vivanto Solutions (dále jen „webové stránky“), jakož i na všechny osobní údaje shromážděné společností Vivanto Solutions (ii) pro plnění jejích právních povinností, (iii) na základě oprávněného zájmu a také (iv) pro plnění smluvního vztahu s našimi zákazníky nebo pro přípravu smluvního vztahu s našimi potenciálními zákazníky a pro plnění smluvního vztahu s našimi obchodními partnery.

Společnost Vivanto Solutions zpracovává vaše osobní údaje:

spravedlivým, zákonným a transparentním způsobem;

pouze pro konkrétní, výslovné a legitimní účely;

v přiměřeném rozsahu;

přesné a aktuální;

ne déle, než je nezbytné pro účely, pro které jsou zpracovávány;

způsobem, který zajišťuje jejich přiměřenou bezpečnost, včetně ochrany před neoprávněným nebo nezákonným zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením.

ZÁKAZNÍK

Pokud jste si u nás zakoupili naše produkty, provedli nákup v našem zákaznickém e-shopu nebo využili naše služby, jste naším zákazníkem a my budeme zpracovávat vaše osobní údaje v rozsahu uvedeném níže. V případě našich Zákazníků, právnických osob, zpracováváme osobní údaje fyzických osob zastupujících Zákazníka.

Účely zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje může společnost Vivanto Solutions zpracovávat zejména pro následující účely:

Plnění smluvního vztahu;

Poskytování výhod zákazníkům, zasílání obchodních sdělení a nabídek;

Provoz zákaznického e-shopu;

Účetní a daňové účely (vedení záznamů ve smyslu účetních a daňových předpisů);

Plnění dalších zákonných povinností (mezi další zákonné povinnosti, které společnost Vivanto Solutions plní, patří například poskytování informací orgánům veřejné správy).

Zpracovávané osobní údaje

Společnost Vivanto Solutions je oprávněna zpracovávat následující osobní údaje v souladu s účelem, pro který je od jednotlivých subjektů údajů obdržela:

Údaje subjektů údajů	Účely zpracování:
Jméno a příjmení	Plnění smluvního vztahu Poskytování výhod zákazníkům, zasílání obchodních sdělení a nabídek. Provoz zákaznického e-shopu Účetní a daňové účely Plnění dalších zákonných povinností
Funkce, pozice nebo akademický titul	Plnění smluvního vztahu Poskytování výhod zákazníkům, zasílání obchodních sdělení a nabídek.
Kontaktní adresa	Plnění smluvního vztahu Poskytování výhod zákazníkům, zasílání obchodních sdělení a nabídek. Účetní a daňové účely Provoz zákaznického e-shopu Plnění dalších zákonných povinností
E-mail	Plnění smluvního vztahu Poskytování výhod zákazníkům, zasílání obchodních sdělení a nabídek. Provoz zákaznického e-shopu Plnění dalších zákonných povinností
Číslo účtu	Plnění smluvního vztahu Účetní a daňové účely
Číslo DPH (pokud je to relevantní)	Plnění smluvního vztahu Účetní a daňové účely Plnění dalších zákonných povinností
Telefonní číslo	Plnění smluvního vztahu Provoz zákaznického e-shopu Plnění dalších zákonných povinností
Rodné číslo nebo číslo občanského průkazu	Daňové účely (prohlášení zákazníka – fyzické osoby pro účely DPH).

Ve společnosti Vivanto Solutions jsou osobní údaje zpracovávány manuálně i automaticky.

Společnost Vivanto Solutions může zpracovávat i další údaje o svých zákaznících, které zákazníci poskytnou společnosti Vivanto Solutions za účelem realizace oprávněných zájmů společnosti Vivanto Solutions , udržování dobrých obchodních vztahů, zefektivnění obchodní komunikace a také za účelem plnění smluvního vztahu.

Osobní údaje třetích stran, tedy osobní údaje, které Vivanto Solutions obdrží od zákazníka v souvislosti s uzavřením nebo plněním smlouvy, budou zpracovávány v souladu s platnými právními předpisy o ochraně osobních údajů.

Příjemci osobních údajů

Ve společnosti Vivanto Solutions jsou vaše osobní údaje zpřístupněny pouze oprávněným zaměstnancům nebo jednotlivým zpracovatelům a správcům údajů společnosti Vivanto Solutions, a to pouze v rozsahu nezbytném pro splnění jednotlivých účelů zpracování.

Seznam příjemců osobních údajů společnosti Vivanto Solutions je k dispozici na konci tohoto dokumentu. Za určitých podmínek jsme pak oprávněni předat některé vaše osobní údaje orgánům veřejné moci na základě platných právních předpisů.

Doba uchovávání

Vaše osobní údaje zpracováváme a uchováváme po dobu nezbytnou k zajištění všech práv a povinností vyplývajících z příslušného smluvního vztahu, po dobu poskytování zákaznických výhod a po dobu, po kterou je společnost Vivanto Solutions jako správce údajů povinna uchovávat osobní údaje v souladu s obecně závaznými právními předpisy. V ostatních případech doba zpracování vyplývá z účelu zpracování nebo je stanovena právními předpisy o ochraně osobních údajů.

Osobní údaje zpracováváme v souladu s účelem zpracování po uvedenou dobu:

Účel zpracování	Doba konzervace
Plnění smluvního vztahu	po dobu trvání smluvního vztahu, dobu možného uplatnění práv ze smlouvy.
Poskytování výhod zákazníkům, zasílání obchodních sdělení a nabídek.	v souladu s platnými právními předpisy* poskytujeme zákaznické výhody, pokud je neodmítnete, můžete kdykoli odmítnout poskytování zákaznických výhod a zasílání obchodních sdělení a nabídek.
Účetní a daňové účely	po dobu 10 let od kalendářního roku následujícího po výkonu činnosti.
Provoz zákaznického e-shopu	po dobu trvání smluvního vztahu a po dobu 10 let od ukončení smluvního vztahu.
Plnění dalších zákonných povinností	po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy.

* Společnost Vivanto Solutions je oprávněna zpracovávat vaši e-mailovou adresu ve smyslu § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti a o změně některých zákonů (zákon o některých službách informační společnosti), ve znění pozdějších předpisů, za účelem šíření obchodních sdělení týkajících se jejích vlastních produktů nebo služeb v případě, že jste takové zasílání neodmítli.

Pokud si nepřejete dostávat naše obchodní sdělení a nabídky, můžete nám to kdykoli oznámit, například e-mailem na adresu gdpr@vivanto.cz, a my zasílání okamžitě ukončíme.

POTENCIÁLNÍ ZÁKAZNÍK

Pokud jste projevili zájem o koupi našeho produktu, například tím, že jste nás požádali o zaslání katalogu, považujeme vás za našeho potenciálního zákazníka a vaše osobní údaje budeme zpracovávat v rozsahu uvedeném níže.

Účely zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje může společnost Vivanto Solutions zpracovávat zejména pro následující účely:

vyjednávání o smlouvách (např. výběr a specifikace výrobků, příprava smluvní dokumentace);

zasílání obchodních sdělení a nabídek;

Plnění dalších zákonných povinností (mezi další zákonné povinnosti, které společnost Vivanto Solutions plní, patří například poskytování informací orgánům veřejné správy).

Zpracovávané osobní údaje

Společnost Vivanto Solutions je oprávněna před uzavřením smlouvy zpracovávat následující osobní údaje:

Údaje subjektů údajů	Účely zpracování:
Jméno, funkce, pozice nebo akademický titul	Vyjednávání o smlouvě Zasílání obchodních sdělení a nabídek Plnění dalších zákonných povinností
Kontaktní adresa	Vyjednávání o smlouvě Zasílání obchodních sdělení a nabídek Plnění dalších zákonných povinností
E-mail	Vyjednávání o smlouvě Zasílání obchodních sdělení a nabídek Plnění dalších zákonných povinností
Telefonní číslo	Vyjednávání o smlouvě Plnění dalších zákonných povinností

Ve společnosti Vivanto Solutions jsou osobní údaje zpracovávány manuálně i automaticky.

Společnost Vivanto Solutions může zpracovávat i další údaje o svých potenciálních zákaznících, které potenciální zákazníci poskytnou společnosti Vivanto Solutions, aby sloužila oprávněným zájmům společnosti Vivanto Solutions a udržovala dobré vztahy s potenciálními zákazníky.

V případě telefonické komunikace s našimi prodejci upozorňujeme, že pokud nám k tomu dáte souhlas, mohou být tyto telefonické hovory monitorovány za účelem zlepšení našich služeb. Záznam takových hovorů může být uchováván maximálně po dobu 6 měsíců (déle pouze ve výjimečných případech v souvislosti s řešením konkrétního případu).

Osobní údaje třetích stran, tedy osobní údaje, které Vivanto Solutions obdrží od potenciálního zákazníka v souvislosti s jednáním o smlouvě, budou zpracovávány v souladu s platnými právními předpisy o ochraně osobních údajů.

Příjemci osobních údajů

Doba uchovávání

Vaše osobní údaje zpracováváme a uchováváme po dobu nezbytnou k zajištění účelu zpracování, tj. po dobu, kdy uvažujete o koupi našeho produktu a uzavření smlouvy.

Doba uchovávání osobních údajů pro účely zasílání obchodních sdělení a nabídek produktů a služeb se řídí platnými právními předpisy. Pokud si nepřejete dostávat naše obchodní sdělení a nabídky, můžete nám to kdykoli oznámit, například e-mailem na adresu gdpr@vivanto.cz, a my vám sdělení okamžitě přestaneme zasílat.

VOLAJÍCÍ NA TELEFONNÍ LINKU SERVISNÍHO ODDĚLENÍ

Pokud zavoláte na telefonní linku našeho servisního oddělení s dotazem na provoz našeho zařízení, žádostí o servis, stížností nebo jakoukoli jinou záležitostí, telefonní hovor se nahrává. Pokud s nahráváním hovoru nesouhlasíte, můžete nás kontaktovat e-mailem nebo nám napsat na naši poštovní adresu. Proč hovor nahráváme a jak dlouho nahrávku zpracováváme, se dozvíte níže.

Účely zpracování nahraného telefonního hovoru

Záznamy hovorů se zpracovávají zejména pro následující účely:

Plnění smluvního vztahu nebo požadavku volajícího (za účelem prokázání právního jednání a ochrany práv společnosti Vivanto Solutions i volajícího);

Oprávněný zájem (za účelem zlepšování našich služeb).

Doba zpracování záznamu telefonního hovoru

Účel zpracování	Doba konzervace
Plnění smluvního vztahu	po dobu trvání smluvního vztahu, dobu možného uplatnění práv ze smlouvy.
Oprávněný zájem	pro účely zlepšování služeb se záznam hovoru uchovává maximálně 6 měsíců (déle pouze výjimečně v souvislosti s řešením konkrétního případu).

OBCHODNÍ PARTNER

Pokud jste s námi uzavřeli smlouvu v rámci svého podnikání, jste naším obchodním partnerem a vaše osobní údaje budeme zpracovávat v níže uvedeném rozsahu. V případě Obchodních partnerů, právnických osob, zpracováváme osobní údaje fyzických osob zastupujících našeho Obchodního partnera.

Účely zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje může společnost Vivanto Solutions zpracovávat zejména pro následující účely:

Plnění smluvního vztahu;

zasílání obchodních sdělení a nabídek;

Účetní a daňové účely (vedení záznamů ve smyslu účetních a daňových předpisů);

Plnění dalších zákonných povinností (mezi další zákonné povinnosti, které společnost Vivanto Solutions plní, patří například poskytování informací orgánům veřejné správy).

Zpracovávané osobní údaje

Společnost Vivanto Solutions je oprávněna zpracovávat následující osobní údaje v souladu s účelem, pro který je od jednotlivých subjektů údajů obdržela:

Údaje subjektů údajů	Účely zpracování:
Jméno a příjmení	Plnění smluvního vztahu Zasílání obchodních sdělení a nabídek Účetní a daňové účely Plnění dalších zákonných povinností
Funkce, pozice nebo akademický titul	Plnění smluvního vztahu
Kontaktní adresa	Plnění smluvního vztahu Zasílání obchodních sdělení a nabídek Účetní a daňové účely Plnění dalších zákonných povinností
E-mail	Plnění smluvního vztahu Zasílání obchodních sdělení a nabídek Plnění dalších zákonných povinností
Číslo účtu	Plnění smluvního vztahu Účetní a daňové účely Plnění dalších zákonných povinností
IDENTIFIKAČNÍ ČÍSLO, ČÍSLO DPH	Plnění smluvního vztahu Účetní a daňové účely Plnění dalších zákonných povinností
Telefonní číslo	Plnění smluvního vztahu Plnění dalších zákonných povinností

Ve společnosti Vivanto Solutions jsou osobní údaje zpracovávány manuálně i automaticky.

Společnost Vivanto Solutions může zpracovávat i další údaje o svých obchodních partnerech nebo osobách zastupujících obchodní partnery, a to za účelem oprávněných zájmů společnosti Vivanto Solutions , udržování dobrých obchodních vztahů s obchodními partnery, zefektivnění obchodní komunikace a za účelem plnění smluvního vztahu s obchodními partnery.

Osobní údaje třetích stran, kterými se rozumí osobní údaje zaměstnanců a zákazníků obchodních partnerů společnosti Vivanto Solutions a dalších osob zapojených do spolupráce se společností Vivanto Solutions, nebo jiné údaje, které společnost Vivanto Solutions obdrží od obchodního partnera v souvislosti s uzavřením nebo plněním smlouvy, budou zpracovávány v souladu s platnými právními předpisy o ochraně osobních údajů. Tyto osobní údaje budou společností Vivanto Solutions použity za účelem plnění smluv s obchodními partnery. Obchodní partner tímto bere na vědomí, že společnost Vivanto Solutions bude zpracovávat osobní údaje třetích osob po dobu trvání smluvního vztahu a po dobu stanovenou zvláštními právními předpisy, pokud existují. Po delší dobu pak budou údaje uchovávány, pokud v odůvodněném případě v souvislosti s konkrétním případem vyvstane potřeba údaje uchovávat. Obchodní partner je povinen řádně informovat své zaměstnance, zákazníky a další fyzické osoby zapojené do spolupráce obchodního partnera se společností Vivanto Solutions o zpracování osobních údajů společností Vivanto Solutions.

Příjemci osobních údajů

Ve společnosti Vivanto Solutions jsou vaše osobní údaje zpřístupněny pouze oprávněným zaměstnancům nebo jednotlivým zpracovatelům a správcům osobních údajů společnosti Vivanto Solutions, a to pouze v rozsahu nezbytném pro splnění jednotlivých účelů zpracování.

Doba uchovávání

Vaše osobní údaje zpracováváme a uchováváme po dobu nezbytnou k zajištění všech práv a povinností vyplývajících z příslušného smluvního vztahu a po dobu, po kterou je společnost Vivanto Solutions jako správce údajů povinna uchovávat osobní údaje v souladu s obecně závaznými právními předpisy. V ostatních případech se doba zpracování odvíjí od účelu

Účel zpracování	Doba konzervace
Plnění smluvního vztahu	po dobu trvání smluvního vztahu a po dobu 10 let od ukončení smluvního vztahu nebo po dobu možného uplatnění práv ze smlouvy.
Zasílání obchodních sdělení a nabídek	v souladu s platnými právními předpisy*
Účetní a daňové účely	po dobu 10 let od kalendářního roku následujícího po výkonu činnosti.
Plnění dalších zákonných povinností	po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy.

zpracování nebo je stanovena právními předpisy o ochraně údajů.

Osobní údaje zpracováváme v souladu s účelem zpracování po uvedenou dobu:

HLEDAČ PRACOVNÍCH MÍST

Pokud máte zájem o zaměstnání ve společnosti Vivanto Solutions a zaslali jste nám své osobní údaje, například ve formě životopisu, budeme tyto osobní údaje zpracovávat.

Účely zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje může společnost Vivanto Solutions zpracovávat pro následující účely:

výběr vhodného kandidáta na pracovní pozici;

nabízí budoucí pracovní příležitosti ve společnosti Vivanto Solutions.

Zpracovávané osobní údaje

Společnost Vivanto Solutions je oprávněna zpracovávat údaje poskytnuté uchazečem o zaměstnání.

Osobní údaje jsou ve společnosti Vivanto Solutions zpracovávány manuálně i automaticky.

Příjemci osobních údajů

Ve společnosti Vivanto Solutions jsou vaše osobní údaje zpřístupněny pouze oprávněným zaměstnancům společnosti Vivanto Solutions a pouze v rozsahu nezbytném pro splnění jednotlivých účelů zpracování.

Za určitých podmínek jsme pak oprávněni předat některé vaše osobní údaje orgánům veřejné moci na základě platných právních předpisů.

Doba uchovávání

Osobní údaje zpracováváme v souladu s účelem zpracování po následující dobu:

Účel zpracování	Doba konzervace
Výběr vhodného kandidáta pro danou práci	maximálně tři měsíce po výběru vhodného kandidáta na dané pracovní místo.
Nabídněte budoucí pracovní příležitosti.	po dobu, na kterou dal uchazeč o zaměstnání souhlas.

NÁVŠTĚVNÍK WEBOVÝCH STRÁNEK

Informace o zpracování osobních údajů návštěvníků našich webových stránek najdete na adrese https://www.

PRÁVA SUBJEKTU ÚDAJŮ

Zákazník, potenciální zákazník, obchodní partner, uchazeč o zaměstnání nebo návštěvník webových stránek má jako subjekt údajů v souvislosti se zpracováním osobních údajů práva, která vyplývají ze zákona a která může kdykoli uplatnit. Jedná se o právo (i) na přístup k osobním údajům, (ii) na opravu nepřesných a doplnění neúplných osobních údajů, (iii) na výmaz osobních údajů, pokud osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány, nebo pokud se zjistí, že byly zpracovány protiprávně, (iv) na omezení zpracování osobních údajů, (v) na přenositelnost údajů, (vi) právo vznést námitku, po jejímž uplatnění bude zpracování osobních údajů ukončeno, ledaže se prokáže, že existují závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, zejména pokud je tímto důvodem možné vymáhání právních nároků; a (vii) právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů (www. uoou.cz).

Právo na přístup k osobním údajům: Pokud chcete vědět, zda společnost Vivanto Solutions zpracovává osobní údaje, máte právo získat informace o tom, zda jsou vaše osobní údaje zpracovávány, a pokud ano, máte také právo na přístup ke svým osobním údajům. V případě nepřiměřených, nevhodných nebo opakovaných žádostí je společnost Vivanto Solutions oprávněna účtovat přiměřený poplatek za kopii poskytnutých osobních údajů nebo žádost odmítnout (výše uvedené platí obdobně pro výkon níže uvedených práv).

Právo na opravu nepřesných a doplnění neúplných osobních údajů: Pokud se domníváte, že společnost Vivanto Solutions zpracovává vaše nepřesné nebo neúplné osobní údaje, máte právo požadovat jejich opravu a doplnění. Společnost Vivanto Solutions údaje opraví nebo doplní bez zbytečného odkladu, vždy však s ohledem na technické možnosti.

Právo na výmaz: v případě, že požádáte o výmaz, společnost Vivanto Solutions vaše osobní údaje vymaže, pokud (i) již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány, (ii) zpracování je protiprávní, (iii) vznesete námitku proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování vašich osobních údajů, nebo (iv) společnost Vivanto Solutions je musí vymazat ze zákona.

Právo na omezení zpracování osobních údajů: v případě, že požadujete omezení zpracování, společnost Vivanto Solutions znepřístupní osobní údaje, dočasně je vymaže nebo uloží, případně provede jiné operace zpracování nezbytné pro řádný výkon uplatněného práva;

Právo na přenositelnost údajů: Pokud chcete, aby společnost Vivanto Solutions předala osobní údaje třetí straně, můžete uplatnit své právo na přenositelnost údajů. Pokud by výkon tohoto práva nepříznivě ovlivnil práva a svobody jiných osob, společnost Vivanto Solutions nebude moci vaší žádosti vyhovět.

Právo vznést námitku: právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které jsou zpracovávány pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci nebo pro ochranu oprávněných zájmů společnosti Vivanto Solutions. Pokud společnost Vivanto Solutions neprokáže, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování, který převažuje nad zájmy nebo právy a svobodami zákazníka, zpracování na základě námitky bez zbytečného odkladu ukončí.

KONTAKT

Chcete-li uplatnit svá práva, kontaktujte nás na adrese sídla společnosti Vivanto Solutions nebo e-mailem na adrese gdpr@vivanto.cz. Společnost Vivanto Solutions si vyhrazuje právo přiměřeně ověřit totožnost žadatele o příslušná práva.

KONTAKT NA DOZOROVÝ ÚŘAD

Adresa:

Úřad pro ochranu osobních údajů

Plukovník Kotva 27

170 00 Praha 7

PO Box: qkbaa2n

E-mail: posta@uoou.cz

telefon: +420 234 665 111 (centrála)

SLOVNÍČEK POJMŮ

V souladu s nařízením se pro účely těchto zásad rozumí:

Správce je subjekt, který sám nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů nebo má povinnost zpracovávat osobní údaje uloženou platnými a účinnými právními předpisy; pro účely těchto zásad se společností Vivanto Solutions Ltd;

zpracovatel je fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro správce;

subjektem údajů je identifikovaná nebo identifikovatelná fyzická osoba (nikoli právnická osoba – společnost nebo organizace);

příjemcem je fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, kterému jsou osobní údaje zpřístupněny, bez ohledu na to, zda se jedná o třetí stranu (s výjimkou orgánů veřejné moci, které mohou získat osobní údaje na základě platných a účinných právních předpisů);

osobním údajem jakákoli informace o fyzické osobě (subjektu údajů), kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na identifikátor, jako je jméno, datum narození, identifikační číslo, adresa a kontaktní údaje, lokalizační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více identifikátorů.